Yasal Defterlerin Temelleri

İşletmeler, yaptıkları alım-satım işlemlerini yasanın belirlediği defterlere kaydetmek zorundadır. Bilanço esasına tabi olan 1. sınıf işyerleri üç temel defter tutar: Yevmiye defteri, Defter-i kebir ve Envanter defteri.

Yevmiye defteri, tüm muhasebe işlemlerinin tarih sırasına göre kaydedildiği temel defterdir. Defter-i kebir'de ise yevmiye defterindeki işlemler hesaplara göre sınıflandırılarak yazılır.

Envanter defteri, işletmenin yıl başı ve yıl sonundaki varlıklarının kaydedildiği defterdir. Her yılın son günü "envanter günü" ya da "bilanço günü" olarak adlandırılır.

Önemli: Bilanço, işletmenin belirli bir andaki varlıklarını, borçlarını ve sermayesini gösteren iki taraflı özet tablodur.

1. ve 2. Sınıf Tacir Ayrımı

2019 yılı verilerine göre, yıllık alımları 230.000 TL ya da yıllık satışları 320.000 TL'yi aşan işletmeler 1. sınıf tacir sayılır ve bilanço esasına göre defter tutmak zorundadır. Bu rakamlar her yıl Maliye Bakanlığı tarafından güncellenir.

Bu sınırların altında kalan işletmeler 2. sınıf tacir olarak kabul edilir ve sadece işletme hesabı defteri tutarlar. Bu defterin sol tarafına giderler, sağ tarafına gelirler yazılır.

İsteyen işletmeler, alt sınıfta olsalar bile üst seviye defter tutma sistemini tercih edebilirler. Ancak bunun tersi mümkün değildir - bilanço esasına tabi olan bir firma işletme defterine geçemez.

Not: Geliri üç yıl boyunca %20 ve üzeri azalış gösterenler 2. sınıf tacir statüsüne geçebilir.

Bilanço Esasında Defter Sistemi

Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları sıra numaralı olarak hazırlanır. Bilgisayarda muhasebe tutanlar, dönem sonunda dökümünü alabilecekleri noterde onaylatılmış ayrılabilir yapraklı sistemı de kullanabilirler.

Defter-i kebir'de, yevmiye defterinden alınan bilgiler hesap bazında sınıflandırılır. 100 kasa hesabından başlayarak numara sırasına göre tüm hesaplara ait işlemler kaydedilir.

Envanter defteri'ne işe başlama tarihinde ve her hesap döneminin sonunda çıkarılan envanterler ile bilançolar yazılır. Bu işlem "envanter günü" olarak adlandırılan yıl sonu tarihinde gerçekleştirilir.

Bilançonun aktif tarafında varlıklar ve alacaklar, pasif tarafında borçlar ve özsermaye yer alır. Her iki tarafın toplamı mutlaka eşit olmalıdır.

İşletme Hesabı Esası

Küçük ölçekli işletmeler için işletme hesabı defteri daha basit bir sistemdir. Sol tarafına giderler, sağ tarafına gelirler (hasılat) kaydedilir.

Gider tarafına alınan mallar, hizmetler ve diğer tüm giderler yazılır. Gelir tarafına ise satılan mal değerleri, verilen hizmet karşılıkları ve diğer gelirler kaydedilir.

Bina, ofis gibi gayrimenkul değerler bu deftere yazılmaz, ancak bu varlıkların yıpranma payı olan amortisman gider olarak yazılabilir.

İşletme hesabı özeti, her hesap dönemi sonunda hazırlanması gereken önemli bir belgedir. Bu özette dönem başı mal değeri, dönem içi alımlar ve satışlar ile dönem sonu mal değeri ayrı ayrı gösterilir.

Pratik İpucu: İşletme hesabı esasında envanter için ayrı defter tutma zorunluluğu yoktur - aynı defterin boş sayfalarına yazılabilir.

Defterlerin Tasdiki

Muhasebe defterlerinin geçerli olması için zamanında tasdik ettirilmesi şarttır. Tasdik edilmesi gereken defterler arasında yevmiye, envanter, işletme hesabı ve serbest meslek kazanç defterleri bulunur.

Tasdik zamanı kritik önem taşır. Eski işletmeler defterlerini Aralık ayında, yeni başlayanlar 10 gün içinde tasdik ettirmelidir. Farklı hesap dönemi olanlar, dönem başından önceki ay tasdik işlemini yaptırır.

Yıl içinde defter biterse, yeni defter hemen alınıp kullanılmaya başlamadan önce tasdik ettirilmelidir. Bitmemiş defteri izleyen yıl kullanmak isteyenler Ocak ayı içinde tasdik yenileme işlemini yapar.

Tasdik makamı genellikle iş yerinin civarındaki noterlerdir. Sadece borsada iş gören işletmelerin defterleri borsa komiserliğince tasdik edilir.

Uyarı: Tasdik edilmemiş defterler yasal açıdan geçersizdir ve vergi incelemelerinde kabul edilmez.

Tasdik Süreci ve Şekli

Tasdik şerhi, defterin ilk sayfasına yapıştırılan onaylı kağıtta yer alan önemli bilgileri içerir. Bu bilgiler arasında işletme sahibinin adı, iş adresi, defter türü, sayfa sayısı ve hesap dönemi bulunur.

Normal defterlerde her sayfa noterin resmî mühürü ile mühürlenir. Bilgisayarda muhasebe tutanlar için noterde numaralandırılmış, mühürlenmiş ayrılabilir yapraklı sistem kullanılabilir.

Tasdik yeri genellikle iş yerinin bulunduğu yerdeki noterdir. İş yeri yoksa sahibin ikametgahının civarındaki noterler bu işi yapar. Anonim ve limited şirketler sadece kuruluş aşamasında ticaret sicil memurluğunu da tercih edebilir.

Kapanış tasdiki de Türk Ticaret Kanunu gereği yapılması gereken önemli bir işlemdir. Yevmiye defteri Ocak ayı sonuna, envanter defteri Mart ayı sonuna kadar kapanış tasdiğine tabi tutulmalıdır.

Kritik Bilgi: Kapanış tasdiki yaptırılmayan defterler hukuki sorunlarda işletme lehine delil olamaz.

Güncel Limitler ve Düzenlemeler

2019 yılı için belirlenen defter tutma limitleri şunlardır: Yıllık alım miktarı 230.000 TL veya yıllık satış miktarı 320.000 TL'yi aşanlar 1. sınıf tacir sayılır ve bilanço esasına göre defter tutar.

Fatura düzenleme limiti 1.200 TL olarak belirlenmiştir. Bu rakamın altında yazar kasa fişi kesilebilir, ancak müşteri fatura isterse mutlaka düzenlenmelidir.

Demirbaş yazma limiti de 1.200 TL'dir. Bu tutarın altındaki duran varlıklar doğrudan gider olarak yazılabilir. Üzerindeki tutarlar ise demirbaş olarak kaydedilip amortismana tabi tutulur.

Bu limitler her yıl Maliye Bakanlığı tarafından güncellenir ve işletmelerin buna göre planlama yapması önemlidir. Geliri %20 ve üzeri azalış gösterenler alt sınıfa geçiş hakkına sahiptir.

Önemli: Bu rakamlar vergi planlaması açısından kritik öneme sahiptir ve düzenli takip edilmelidir.

Vergi Levhası ve Zorunlu Belgeler

Vergi levhası, tüm gelir vergisi mükellefleri ve sermaye şirketlerinin her yıl Mayıs ayı sonuna kadar alması gereken önemli bir belgedir. Bu levha işletmenin son üç yıllık matrah ve vergi bilgilerini gösterir.

İnternet Vergi Dairesi'nden alınan vergi levhaları artık ayrıca tasdik ettirilme zorunluluğu yoktur. Sistem tarafından verilen onay kodu, levhanın tasdikli olduğu anlamına gelir.

İş yerine asılması zorunlu levhalar şunlardır: Ticaret unvanını gösteren levha, yazar kasa levhası, işyeri açma ruhsatı, fiyat tarifesi, ustalık belgesi ve turizm bakanlığı sertifikası.

Asma zorunluluğu olmayan belgeler arasında vergi levhası, asgari ücret yazısı, KDV dahil fiyat yazısı ve mesai saatleri belgesi bulunur. Bu düzenleme işverenlerin yükünü önemli ölçüde hafifletmiştir.

Pratik Bilgi: Vergi levhası bilgileri artık e-devlet ve İnternet Vergi Dairesi'nden kolayca sorgulanabilir.